年間契約保養所システム
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利用規定
1．目的
この年間契約保養所システムは、フォーラムエンジニアリング健康保険組合の被保険者及び被扶養者の保養ならびに健康保持増進のため、その利用に供することを目的とします。
2．利用できる人
(1)フォーラムエンジニアリング健康保険組合（以下「当健保組合」という）の 被保険者及び被扶養者。
(2)当健保組合の被保険者及び被扶養者ではない方（以下「員外者」という）は、当健保組合の被保険者又は被扶養者が同伴し、かつ当健保組合の承認を得た場合のみ利用可といたします。ただし、員外者への補助金支給は、1回の申込みにつき2名を限度といたします。員外者が3名以上利用する場合、限度超過の員外者への宿泊補助金の支給はなく全額利用者負担となります（3歳以下の幼児が、添い寝（食事・布団無）にて利用する場合は利用人数にはカウントしません）。
》イ．利用者内訳欄の氏名、続柄、年齢（利用日時点での年齢）等は必ず正確に記入してください。利用申込書に記入した名義以外の人の宿泊利用はできません。予約成立後、利用者に変更がある場合は、必ず契約業者宛に事前連絡をし、変更の手続きを行ってください（変更には当健保組合の承認が必要）。同行する利用者の変更の事前連絡及び当健保組合による承認のないまま、利用申込書に記入した名義以外の人が利用した場合は、宿泊補助金の支給はできませんので宿泊料金全額利用者負担となります。
ウ．利用日に当健保組合の健康保険資格を喪失している場合は利用できません。
エ．員外者のみの利用はできません。
3．申込方法
①利用責任者（被保険者）は所定の利用申込書に必要事項を記入し、㈱ハイムエージェンシー（以下「契約業者」という）宛へFAX又は郵送にて申込みをしてください。
②契約業者は当健保組合の承認を受けた後、予約手続きを行い、予約の可否を利用責任者へ回答します。
》イ.契約業者又は当健保組合から緊急時及び予約の確認等で同行者へ電話連絡をする場合がありますので、同行者へ日中連絡のとりやすい電話番号を必ず明記してください。
※同行員外者への連絡不可の場合は、当健保組合の承認が受けられず補助金の支給対象となりません。
ウ.利用責任者自宅住所欄は、当健保組合への届出住所を記入してください。
※原則、旅行クーポン券の送付先は当健保組合へ届出されている住所となります。
エ.FAX送信してから1週間（郵送は10日）を経過しても回答なき場合は、契約業者へTELにてお問い合わせください。
オ.申込書提出前の空室状況の問い合わせは行っておりません。
カ.ペットが同行の場合は必ず明記してください。
4．申込期限
利用日の11日前の契約業者営業時間内まで（厳守）
ただし、下記特定期間の利用は利用日の2週間前の契約業者営業時間内まで（厳守）
5．利用料（利用者負担金）
ア．上記利用料金は1泊朝夕2食付サービス料込み。ただし、シティーホテルは1泊朝食付き。
イ．宿泊料金に対しての消費税は、利用者負担金として事前に振込みをしてください。
ウ．入湯税及び東京都宿泊税が別途発生した場合は、チェックアウト時に各自で精算してください。
エ．追加飲食代、有料の館内施設・備品・サービス等の使用料金はなど個人的諸費用及びそれに伴う税金等は各自で精算してください。
オ．小人・幼児の利用者負担金は、利用日当日の年齢を基準に適用いたします。
カ．ペットの宿泊料金は全額利用者負担となりますので、現地にて精算してください
※利用者負担金について他の保養制度による宿泊補助金は受けることができません。
6．利用者負担金の払込
利用日の約1週間前までに、契約業者から利用責任者宛に利用者負担金の請求書が送付されますので、必ず振込期日までに指定口座へ利用責任者（被保険者）名義にて振込みを完了させてください。振込期日までに入金の確認がとれませんと、予約をキャンセルとする場合がありますので十分ご注意ください（その際、各保養所の規約により取消料が発生した場合は、全額利用者負担といたします）。なお、利用者負担金を振込む際に金融機関に支払う振込手数料は、利用者負担となります。
7．クーポン券の発行
利用者負担金の請求書に旅行クーポン券が同封されます。利用当日、フロントに提出のうえご利用ください。
8．利用人数
当健保組合が契約しているスタンダードの部屋1室に宿泊できる人数を限度といたします（大部屋や特別室等の契約はなく、部屋の指定は不可）。
団体旅行は認めません（2室以上の申込みは不可。複数の被保険者が員外者を同伴して2室以上の申込みをする場合も含まれます）。
シティーホテルは大人3名まで利用可。ヒルトン小田原リゾート＆スパのみ大人4名まで利用可能です（シティーホテルでの添い寝は、未就学児に限り利用でき、ベッド1台につき1名まで利用可能）。
9．利用可能日
年間を通して利用可能ですが、12月31日～1月2日の宿泊利用はできません。
10．利用可能日数
被保険者1人当たり、年間（4月1日から翌年3月31日までの間）3泊を限度といたします。
11．予約の変更と取消
申込後に人数や同行の利用者の変更等及び全面取消がある場合は、必ず契約業者宛に電話にて事前連絡をし、変更の手続きを行ってください。変更には当健保組合の承認が必要です（E-mailでの変更・取消は一切受け付けておりません）。
予約成立後かつ旅行クーポン券が発送済みの場合の人数変更及び全面取消は、旅行クーポン券の発券替えまたは返却と、利用者負担金の追加支払いまたは払戻しの手続きが必要です。
》*全面取消の場合は、後日速やかに旅行クーポン券を契約業者宛に返却し、利用者負担金の払戻しを受けて下さい。
*人員減員の場合は、減員分の払戻しを保養所より受け、宿泊後速やかに契約業者へ連絡し、利用者負担金を差し引いた宿泊補助金（健保負担金）相当分を返還してください。ただし、取消料等が発生した場合は利用責任者負担となります。保養所より直接返金がなかった場合は、契約業者を通して払戻しいたしますので、その場合も必ず後日契約業者へ連絡をお願いいたします。
*人員増加の場合は、利用者が直接増員分の宿泊料金を保養所へ支払いをしてください。その際、増員分の宿泊補助金支給はありません。
※上記の変更・全面取消によって発生した取消料及び全面取消の連絡をせず宿泊をしなかった場合に発生した取消料は補助金相当分を含め全額利用者負担となります。
12．その他
この契約は一般のホテル、旅館を選定していますので、希望日等によっては予約が取れない場合もあります。なるべく余裕を持った早目の予約をお願いいたします。
13．契約業者
〒101-0045 東京都千代田区神田鍛冶町3－3－16
FAX：03－3252－2295 TEL:03－3252－2291
<9：00～17：00/土日祝祭日・年末年始除く>
